مفتاح الإدارة الجيدة هو فهم الناس. أنت بحاجة إلى معرفة ما الذي يجعلهم يتحركون، وما الذي يحفزهم، ومتى وكيف يكونون أكثر إنتاجية. لا يمكنك أيضًا إهمال دوافعك وتطورك، حيث لا يتوقف التقدم الوظيفي عندما تصل إلى هذا الدور الإداري المرغوب.
يمكنك بناء مهارات إدارة الموظفين وفريق العمل لديك عن طريق إجراء تغييرات صغيرة في عقليتك ومنظورك إلى المشاكل. ستساعدك النصائح التالية على التفكير في التعديلات التي يمكنك إجراؤها في عمليتك الخاصة لتكون مديرًا أكثر فعالية ونجاحًا.
- تبدأ إدارة الموظفين وفريق العمل بالاستماع
نفكر في الاستماع الجيد على أنه شيء يحدث بين بداية المحادثة ونهايتها: الانتباه، والتواصل بالعين، وتدوين الملاحظات، وانتظار انتهاء الشخص الآخر قبل أن تبدأ الحديث. وهذه كلها أجزاء من مجموعة مهارات الاستماع التي يجب عليك ممارستها.
لكن الاستماع الجيد ضروري لدور إدارة الموظفين وفريق العمل، ويبدأ حتى قبل أن تجلس للتحدث مع موظف. تشمل مفاتيح الاستماع الجيد الحفاظ على عقل متفتح وعدم القفز إلى الاستنتاجات قبل أو أثناء المحادثات
هذا يعني أنه لا يمكنك افتراض ما يفكر فيه الموظف، أو ما هي مشكلته، أو ما هو الحل لمشكلته -عليك التخلي عن مفاهيمك المسبقة، وعليك أن تسألهم. حتى لو اعتقدوا أن سبب المشكلة واضح، فإن المدير الجيد يستمع بقصد فهم أكبر قدر ممكن عن الموقف؛ إنهم لا يتدخلون في حل ممكن. استعد للاجتماعات، لكن لا تفكر في أنك تعرف كل الإجابات.
- تعلم كيفية فصل المشاكل الشخصية عن المشاكل التنظيمية.
سيواجه الموظفين مشاكل وسيتعين عليك المساعدة في حلها. لكن ليست كل المشاكل متساوية. غالبًا ما تنقسم الأسباب الجذرية لمشاكل مكان العمل إلى فئتين: شخصية وتنظيمية. قد تظهر بنفس الطريقة عند التحدث إلى واحد أو عدد قليل من الموظفين، لكن فهم الاختلاف سيوفر عليك من الاستجابة غير المتناسبة. إن معالجة مشكلة تنظيمية مثل مشكلة شخصية هي مثل وضع قطعة شريط لاصق على نافذة مكسورة. وبالمثل، فإن معالجة مشكلة شخصية مثل مشكلة تنظيمية تشبه إعادة تصميم مطبخك لتصبح طباخًا ماهر.
قد تكون المشاكل الشخصية:
- عبء العمل الفردي للموظف
- مشكلة الموظف في عمليته
- عدم رضا الموظف عن أعضاء فريق العمل أو أدائه
- عدم رضى الموظف عن العمل بسبب الرغبة في تغيير مكان العمل
يمكن تصحيح هذه المشكلات، عندما تحدث مع موظف واحد (أو عدد قليل منهم)، بمهارات إدارة الموظفين وفريق العمل وعدم وجود إعادة تنظيم مهمة. من ناحية أخرى، فإن المشاكل التنظيمية راسخة ولا يمكن حلها عن طريق حل مشكلة موظف واحد.
قد تكون المشاكل التنظيمية:
- فرق غير قادرة على التعامل مع متطلبات عبء العمل بشكل جماعي
- غالبًا ما تؤدي مشكلات سير العمل إلى حدوث أخطاء أو تأخير على مستوى الشركة أو فريق العمل
- الاقتتال أو العداء بين أعضاء فريق العمل بسبب الأداء الضعيف العام
- يشعر العديد من الموظفين بعدم القدرة على التحكم في مشاريع عملهم ومساراتهم المهنية
تنبع هذه القضايا من مشاكل متأصلة في تنظيم الشركة. يحتاج المديرون إلى استخدام مهاراتهم في إدارة الموظفين وفريق العمل لفهم المشكلة التنظيمية الكامنة وراء المشكلات المذكورة أعلاه، بينما يظل الأشخاص قادرين على إبقاء رؤوس الموظفين فوق مستوى الماء حتى يتم إصلاح المشكلة حقًا.
- فهم الغرض من كل موظف.
للتواصل مع الموظفين والتفاهم معهم، عليك أن تفهم ما الذي يجذبهم إلى دورهم وما هي السعادة التي يستمدونها من عملهم؛ أي الغرض منها. الغرض هو جزء كبير مما يجعل الناس راضين في العمل وما يدفعهم للنجاح. إن معرفة سبب شعور الموظف بالارتباط بدوره ولماذا تم إلهامه ليكون مساهمًا فرديًا في العمل من خلال ذلك يساعدك كمدير على فهم كيفية مساعدته على النجاح بطريقة تفيد الشركة أيضًا.
يرغب الناس في العمل في مشاريع يعتقدون أنهم قادرون على القيام بها بشكل جيد، وعندما تتاح لهم الفرصة للقيام بما يفعلونه بشكل أفضل، فإنهم يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بعملهم. يتيح لك التحديد الدقيق لما يحبه الموظف في دوره -أو لماذا قد يسعى جاهداً للحصول على ترقية / لتولي دور جديد -وضع إطار للحلول بطريقة تساعد الموظفين على رؤية كيف سيأخذهم الحل الخاص بك نحو هدفهم، كيف لديهم بعض الأدوات التي يحتاجون إليها لتفعيل هذا الحل.
على سبيل المثال، يكافح مهندسان في مشروع يعملان عليه. لا يهتم المرء بالنتيجة النهائية للمشروع، ولا يشعر بالحافز لإكمال العمل. يستمتع الآخر بالمشروع والجانب التعاوني للبرمجة الزوجية، لكنه لا يتوافق على الإطلاق مع شريك البرمجة الزوجي.
قد يحتاج هذا المهندس الأول إلى الاستغناء عن المشروع بالكامل، أو على الأقل تكليفه بعمل آخر لمساعدته على التحرك في الاتجاه الذي يناسب اهتماماته. لكن سحب الثاني من المشروع سيؤدي إلى إبعاده عن العمل الذي يحلو له-بدلاً من ذلك، التأكد من تدويرهم إلى شريك جديد سيعزز معنوياتهم. إذا افترضنا أن كلا المهندسين بحاجة إلى إعادة تعيين أو سيحتاج كلاهما إلى الإصلاح، فإن ذلك سيتجاهل الصورة الكبيرة: أن هؤلاء المهندسين لديهم أغراض مختلفة، وبالتالي مشاكل أساسية مختلفة.
- وازن بين المديح والنقد بحكمة.
يحتاج الموظفين إلى توازن بين المديح والنقد من أجل الازدهار. إذا كنت تمدح العمل الجيد فقط، فأنت رجل قش يحبط الموظفين لأنك لا تساعدهم على النمو. لكن النقد لموظفيك سيجعلهم متوترين ومحبطين.
هذا لا يعني أن تكذب على موظفيك بشأن حسن أدائهم أو التخلي عن التعليقات البناءة. بدلاً من ذلك، يتعلق الأمر بمعرفة متى وأين وكيف تعطي الثناء. يجب مكافأة جهود الموظفين بانتظام وفي الوقت المناسب. الثناء العام، والثناء الخاص والرموز المميزة (مثل جوائز موظف الشهر أو غيرها من الجوائز التقديرية) كلها أدوات ل إدارة الموظفين وفريق العمل تبني الثقة والروح المعنوية.
يجب أن يأتي النقد، مثل الثناء، في الوقت المناسب. بدلاً من مجرد الإشارة إلى الأخطاء، سيقدم المديرون الجيدون الملاحظات من خلال مساعدة الموظفين على إيجاد حلول للعمل من خلال نقاط ضعفهم. من خلال مساعدة الموظفين على تحديد أهداف جديدة، فإنك تشير إلى أنك تؤمن بقدرتهم على التحسين وأنك على استعداد لمساعدتهم على تصحيح المسار. فقط لا تنسى أن تنتهي بملاحظة إيجابية!
- لا تغادر الاجتماع أبدًا دون طرح هذا السؤال المفتوح على الموظفين.
سواء كانت مراجعة أداء ربع سنوية أو تحضيرية لاجتماع عميل، يجب عليك دائمًا “إنهاء كل محادثة مهمة مع موظفيك بهل هناك أي شيء آخر؟ «، يمكن لهذه الكلمة أن تمنح الموظفين فرصة لطلب المساعدة بدلاً من الانتظار حتى الاجتماع القادم. كما أنه يبقيك على اطلاع دائم بتطورهم وعملهم دون أن يشعروا بأنك تديرهم بشكل دقيق.
ربما الأهم من ذلك، أن هذه النصيحة هي طريقة سهلة لبناء الثقة مع موظفيك وأن تكون مديرًا أفضل. إنه يشير إلى أنك مهتم وترغب في معرفة مشاكلهم، حتى لو لم تكن مدرجة على جدول الأعمال. تعتمد إدارة الموظفين وفريق العمل على العلاقات الشخصية، وطرح هذا السؤال نهاية كل اجتماع يجعل منه طريقة رائعة للتواصل الشخصي والعاطفي.
- التدخل أيضا عندما لا يكون هناك أي خطأ.
تخيل هذا: أنت موظف يتمتع بإبحار سلس للغاية حتى الآن. لكن فجأة، ينتهي بك الأمر بمشكلة كبيرة في أحدث مشروع لك. نظرًا لأنك لا تتحدث مع مديرك بانتظام، فأنت لا تعرف حقًا كيفية التعامل معه، أو ما تتوق ان يحدث لك مع مديرك. هل يجب عليك إرسال بريد إلكتروني تقرير كتابي؟ سوف يصرخ عليك؟ أنت متوتر في وقت الحاجة!
لحسن الحظ، يتمتع المديرون بالقدرة على منع وضع موظفيهم في مثل هذا الموقف المجهد عن طريق التدخل عندما لا يكون هناك أي خطأ. تحدد الاجتماعات المنتظمة توقعًا للتواصل وتوفر مساحة سهلة للموظفين يلجأون إليها عندما تصبح الأمور صعبة.
يعد الاجتماع مرة واحدة في الأسبوع أمرًا مثاليًا، ولكن حتى الاجتماعات نصف الشهرية ستساعد أيضا. لا يجب أن يكون الاجتماع معقدًا، خاصةً عندما تكون الأمور سلسة، يمكن أن يكون مكانًا للتحقق من الأهداف والتعرف على موظفيك.
خلاصة القول: لا تترك الأمور للصدفة
عندما يتدخل المديرون الجيدون حسب الحاجة للحفاظ على عمل الفرق وتحفيز الموظفين، يكون المديرون العظماء سباقين ومتناغمين مع احتياجات مكان عملهم. لن يقوم الموظفين بحل جميع نزاعاتهم بطريقة سحرية وإيجاد طريقهم المثالي للتطور للوصول إلى أهدافهم المهنية -إن وظيفتك هي الوصول إليهم هناك. سواء كنت تعيد تعيين المهندسين أو تستمع بعاطفة، فأنت كقائد تتحمل مسؤولية أن تكون استباقيًا في إدارة جانب الأفراد من العمل.
